Les registres de l'association (p 134-135)
8e question: Registre obligatoire
"Quels
sont les registres dont la tenue est imposée aux associations déclarées
régies par la loi du ler juillet 1901 ?"
Réponse:
"Il faut savoir que la loi de 1901 impose un seul registre obligatoire:
il s'agit du Registre spécial (article 5 de la loi de 1901 et
articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901).
D'ailleurs, tout au long des chapitres de ce livre, je fais souvent état
de ce document juridique et des obligations qui y sont rattachées.
Doivent y être transcrits:
1) Les modifications apportées aux statuts.
2) Les changements survenus dans l'administration ou la direction de l'association.
3) Le changement de siège social.
4) Les acquisitions ou aliénations d'immeubles.
5) Les dates des récépissés délivrés par
les services préfectoraux à la suite des déclarations desdits
modifications ou changements.
Par contre, toutes les autres décisions et délibérations
ne doivent pas y figurer.
De même, les éventuelles modifications du règlement intérieur
(si celui?ci existe) ne doivent pas y figurer non plus.
A noter que le Registre spécial doit être tenu sous peine de sanctions
pénales.
De plus, compte tenu des exigences de la réglementation, de la pratique et des usages, le Registre spécial doit avoir, au moins, les caractéristiques suivantes:
a) Quant
à la présentation:
? Il doit se présenter sous la forme d'un registre ou d'un cahier à
forte couverture dont les pages blanches sont reliées et non détachables.
Donc ni registre à feuilles volantes, ni registre à spirales,
ni classeur à feuilles mobiles (100 pages au grand maximum).
? Il doit être numéroté sur chaque page (ce genre de tracé
pré?imprimé se trouve en vente dans toutes les bonnes papeteries).
? Il doit être coté par première et par dernière
et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à
représenter l'association (avant avril 1981, cette formalité incombait
directement au préfet ou au sous?préfet).
b) Quant
au contenu:
Il doit être tenu à la main. En effet toutes les mentions doivent
être manuscrites. Par conséquent, pas de feuilles dactylographiées,
de photocopies ou de collages.
Il doit être tenu dans l'ordre chronologique, sans blancs, ni ratures, ni surcharges, ni autres irrégularités pouvant en altérer la valeur probante.
c) Quant aux autres obligations:
Il doit être conservé au siège social durant toute l'existence de l'association. Ce Registre se transmet donc, non pas de "père en fils" mais de Président à Président".
Il doit être tenu à la disposition des autorités administratives ou judiciaires, si celles?ci en font la demande.
Par contre, il ne doit pas être envoyé systématiquement aux services préfectoraux lors de la déclaration initiale de l'association. Cette obligation a été totalement supprimée par le décret no 81?404 du 24 avril 1981.
En somme, ce Registre spécial constitue le "Livret de Famille" de l'association. Attention remarque très importante:
Contrairement à ce que pensent beaucoup de dirigeants, ne doivent figurer dans le Registre spécial que les mentions obligatoires.
Il ne faut absolument pas y retranscrire l'intégralité des procès-verbaux des Assemblées Générales ou des réunions du Conseil d'Administration. La transcription des mentions obligatoires suff it largement pour satisfaire aux exigences de la loi. Pas plus, pas moins.
9ème question: Registres facultatifs
"Quels sont les registres qui sont facultatifs pour une association déclarée?"
Réponse:
"En dehors du Registre spécial qui est obligatoire, la loi de 1901 n'impose aucun autre registre.
Mais, dans toute association sérieuse, outre le Registre spécial, il est généralement prévu dans les statuts l'existence:
1) Du "Registre
des délibérations des Assemblées Générales".
2) Du "Registre des réunions du Conseil d'Administration".
Ces registres sont généralement demandés si les associations
bénéficient de subventions ou sont agréées ....
Dans notre cas il semble que seul le premier registre soit important pour nous,
et ce registre là n'est autre que les archives de l'Assemblée
+ résuiltat des votes ... Aucune directive n'est donnée quant
à la forme de ce registre
Ceci dit, c'est vers lui qu'un juge se tournera en cas de litige ... A voir donc si les archives exhaustives constituent un bon registre où si un résumé ne serait pas approprié, résumé agréé par l'Assemblée ....